Przepisy RODO obligują firmy do zapewnienia najwyższych standardów w zakresie ochrony danych. Jak krok po kroku projektować i wdrażać sprawdzone rozwiązania i procedury? Nieocenionym wsparciem w tym obszarze są dedykowane systemy IT do zarządzania drukiem i kontroli dostępu. Sprawdź, jak wykorzystać je do budowy bezpiecznego środowiska pracy z dokumentami, redukując ryzyko wycieku poufnych danych z firmy.
Kompleksowa diagnostyka i profesjonalny audyt – od tego zacznij
Tworzenie reguł bezpieczeństwa dokumentów w firmie rozpoczyna się od przeprowadzenia profesjonalnego audytu oraz diagnostyki. To one pozwalają na zdefiniowanie procesów związanych z zarządzaniem informacjami w organizacji, w tym ich gromadzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem wybranym specjalistom. Diagnostyka powinna obejmować wykorzystywane już narzędzia do ochrony danych w biurze. Kluczowe jest skupienie się na potencjalnych zagrożeniach oraz obszarach, które wymagają pilnej reakcji. Na tej podstawie przygotowywane są rekomendacje do wdrożenia systemów ochrony dokumentów oraz wewnętrznych regulaminów i procedur.
Opracowanie polityki ochrony danych i wewnętrzne szkolenia
Na podstawie raportu po audycie przechodzi się do opracowania wewnętrznej polityki ochrony danych w danej organizacji. Powinna obejmować ona następujące zagadnienia:
- zasady nadawanie i odbierania uprawnień dostępu do dokumentacji,
- procedury przechowywania dokumentów,
- proces niszczenia dokumentów oraz wskazanie momentów, w którym ono następuje,
- zasady działania na wypadek naruszenia bezpieczeństwa, w tym wycieku danych lub ataku hakerskiego,
- obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie ochrony danych firmowych.
Następnie politykę omawia się z zespołem, po czym przechodzi się do szkolenia pracowników. Każdy z nich powinien być świadomy ciążących na nim obowiązków oraz zagrożeń występujących przy pracy z dokumentami i danymi.
Zabezpieczenie dokumentów papierowych
Wciąż znaczna część pracy biura dotyczy obsługi dokumentów w wersji papierowej. Jak przygotować biuro do wymogów ochrony informacji, aby zmniejszyć ryzyko wycieku danych z papierowej dokumentacji? Należy przechowywać ją w wysokiej jakości szafkach z systemami kontroli dostępu, w tym zamkami na klucz lub w dedykowanych pomieszczeniach. Jednocześnie dokumentów zawierających wrażliwe lub poufne dane nie wolno pozostawiać na blacie biurka, lub bez kontroli pracowniczej. W ten sposób zmniejsza się ryzyko dostępu do nich przez niepożądane osoby. Do niszczenia dokumentów wykorzystuje się urządzenia spełniające międzynarodowe norm w zakresie wskazanego poziomu bezpieczeństwa.
Jak chronić dane w postaci dokumentów cyfrowych?
Aby zwiększyć ochronę danych zapisanych na dokumentach cyfrowych, należy korzystać z systemów IT o ograniczonym dostępie. Każdy pracownik powinien mieć indywidualnie nadane uprawnienia. W ten sposób reguluje się dostęp do informacji. Do tego rekomenduje się stosowanie szeregu zabezpieczeń technicznych, w tym m.in.: silnych haseł i uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), szyfrowanie dysków i nośników, ochronę antywirusową i firewall itd. To podstawowe zasady ochrony danych w biurze we współczesnym świecie, gdy znaczna część komunikacji odbywa się w przestrzeni online.
Systemy zarządzania drukiem jako wsparcie w codziennej pracy
Jak chronić dane firmowe? W tym kontekście rekomendujemy również system zarządzania drukiem, który nie tylko zwiększa bezpieczeństwo informacji, ale również korzystnie wpływa na koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. To rozwiązanie IT centralizujące zarządzanie urządzeniami biurowymi w firmie. Poprawia poziom bezpieczeństwa obsługi dokumentów i ochrony danych poprzez zaawansowane funkcje autoryzacji i monitorowania dostępu. Osoba zarządzająca zyskuje pełen wgląd w to, kto korzysta z urządzeń biurowych oraz jakie dokumenty na nich drukuje, kseruje czy skanuje. Zmniejsza to ryzyko wycieku poufnych danych i nieuczciwego działania pracowników na rzecz konkurencji.
W ramach rozwiązań IT oferujemy również dedykowane oprogramowanie FlexStream do automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów i zarządzania korespondencją. Kolejną z naszych rekomendacji jest narzędzie Mycroft Solutions przeznaczone do zarządzania danymi osobowymi: pracowników, klientów, kontrahentów, dostawców czy użytkowników strony internetowej Twojego sklepu. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami, a my wskażemy Ci krok po kroku, jak stworzyć bezpieczne środowisko pracy z dokumentami.
