System zarządzania drukiem to narzędzie IT, które jednocześnie pozwala na poprawę standardu zabezpieczeń dokumentów i przetwarzanych danych oraz optymalizację kosztów prowadzenia biura. To nie jedyne korzyści związane z jego wdrożeniem. W tym artykule zebraliśmy dla Ciebie kluczowe informacje na temat argumentów przemawiających za implementacją systemu do zarządzania drukiem w przedsiębiorstwie. W Lublinie i okolicach warto skorzystać z oferty Corrado.
System zarządzania drukiem – co to za rozwiązanie?
Systemy zarządzania drukiem to narzędzia IT, które przeznaczone są do centralnego sterowania i kontrolowania pracy urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek w organizacji. Wszystkie użytkowane w przedsiębiorstwie urządzenia biurowe podłączane są do jednego systemu, za pomocą którego można zarządzać kontrolą dostępu do urządzeń biurowych oraz funkcji drukowania, a także dokładnie sprawdzić takie informacje jak:
- ilość drukowanych dokumentów ze wskazaniem na konkretnego pracownika,
- dostęp do rodzaju drukowanych lub powielanych dokumentów.
Ponadto system pozwala na wdrożenie funkcji autoryzacji przed dokonaniem wydruku lub kopii, a także ograniczenia dostępu pracowników do określonego typu dokumentacji.
Jakie korzyści daje wdrożenie systemu zarządzania drukiem w firmie?
Korzyści systemu zarządzania drukiem w firmie jest wiele, jednak przede wszystkim liczą się zgodność obsługi dokumentów zgodnie z przepisami RODO, zmniejszenie ryzyka wycieku danych czy optymalizacja kosztów. Poniżej opisano je szerzej w kilku zdaniach.
Kontrola nad działaniami pracowników
Jednym z najważniejszych zasobów firmy są gromadzone przez nią dane. To na ich podstawie podejmuje się strategiczne decyzje dotyczące rozwoju, sprzedaży czy marketingu. Właśnie dlatego bardzo ważne jest kontrolowanie poczynań pracowników oraz zmniejszanie ryzyka kradzieży danych na rzecz konkurencji lub użytek prywatny. Wdrożenie funkcji autoryzacji dostępu do urządzeń biurowych i dokumentów ogranicza możliwość korzystania z wybranych danych, a także zmniejsza zjawisko wykorzystywania zasobów firmy na potrzeby prywatne.
Bezpieczne drukowanie
Systemy zarządzania drukiem przekładają się na bezpieczne drukowanie. Ma to związek z różnymi poziomami dostępu pracowników do funkcji urządzeń, a także rejestrowaniem każdego działania wykonywanego na sprzętach biurowych objętych systemem. Dzięki temu łatwiej utrzymać najwyższe standardy bezpieczeństwa informacji przetwarzanych przez organizację.
Optymalizacja kosztów druku
Oczywiście z punktu widzenia przedsiębiorcy nie bez znaczenia jest optymalizacja kosztów druku. Skorzystanie z systemów zarządzania zwiększa kontrolę nad całym procesem i zmniejsza zjawisko drukowania materiałów na potrzeby własne, w tym notatek na zajęcia na studiach czy dokumentów prywatnych. Przekłada się to na mniejsze zużycie materiałów eksploatacyjnych (np. papier ksero, toner), co zmniejsza koszty prowadzenia biura. Ponadto nowoczesne systemy zarządzania drukiem wspierają monitorowanie stanu technicznego urządzeń, przypominając o ich okresowych przeglądach, konieczności wykonania prac serwisowych czy zamówienia materiałów eksploatacyjnych. To również przekłada się na wymierne korzyści finansowe oraz wygodę codziennej pracy.
Profesjonalne wdrożenie systemu zarządzania drukiem w Lublinie i okolicach? Wybierz Corrado
Jeżeli zależy Ci na kompleksowym wsparciu oraz profesjonalnym wdrożeniu systemów zarządzania dokumentami i drukiem w firmie, to warto skontaktować się z ekspertami Corrado z Lublina. Firma ta od lat z powodzeniem obsługuje przedsiębiorstwa, organizacje pozarządowe czy też jednostki administracji publicznej w Lublinie i okolicach. Oferuje nowoczesne narzędzia IT przeznaczone do zarządzania drukiem, korespondencją oraz ochroną danych osobowych przetwarzanych w organizacji. Chcesz wiedzieć więcej? Zaufaj profesjonalistom z Corrado, który poprowadzą Cię przez cały proces doboru rozwiązania IT oraz jego wdrożenia, zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.
